معرفي سيستم جامع دانشگاهي گلستان

 

طراحي و پياده سازي سيستم جامع گلستان با هدف مکانيزه کردن کليه فعاليتهاي دانشگاهي از اسفندماه سال 1379 آغاز گرديد. در ابتدا سيستم جامع آموزش گلستان، در دانشگاه صنعتي اصفهان و در راستاي اجراي مکانيزه کليه امور آموزشي دانشگاه، طراحي و پياده سازي شده است. تجزيه و تحليل، طراحي، پياده سازي، تست و تحويل اين سيستم از اسفندماه سال 1379 شروع و در اسفندماه سال 1382 به پايان رسيد. پس از آن در سال 1383 زيرسيستم‌هاي ارزشيابي و تسويه حساب دانشجويي و زير سيستم حق التدريس اساتيد به عنوان زيرسيستم‌هاي مکمل سيستم آموزش تهيه شد. در سال 1384 سيستم اطلاعات پژوهشي دانشگاه به عنوان يک زير سيستم که پوشش دهنده فعاليتهاي حوزه معاونت پژوهشي دانشگاه‌ها است به مجموعه تحت پوشش سيستم گلستان اضافه شد. هم اکنون، سيستم دانشجويي شامل زير سيستم هاي خوابگاه، وام، کار دانشجويي و تشکل هاي دانشجويي به عنوان زيرسيستمي جديد که پوشش دهنده بخشي از فعاليتهاي حوزه معاونت دانشجويي است توسط شرکت نوپرداز اصفهان و با همکاري دانشگاه صنعتي اصفهان و تعدادي از دانشگاههاي کشور آماده بهره برداري شده و در بعضي از دانشگاهها مورد استفاده قرار گرفته است. شرکت نوپرداز اصفهان مصمم است که در جهت افزايش سرويس هاي قابل ارائه توسط سيستم جامع گلستان، اين سيستم را در ساير حوزه هاي دانشگاهي نيز گسترش دهد.

سيستم جامع گلستان توسط کارشناسان مجرب و خبره اي که سالها در دانشگاه‌هاي مختلف کشور فعاليت داشته و طراحي و پياده سازي سيستم‌هاي دانشگاه‌هاي بزرگ کشور از جمله دانشگاه صنعتي اصفهان (1364-1358) ، دانشگاه تهران (1375-1371)، دانشگاه آزاد اسلامي واحد نجف آباد (1375-1373)، دانشگاه اردبيل، دانشگاه مالک اشتر، دانشگاه آزاد اسلامي واحد قم و تعدادي از موسسات آموزش عالي را به عهده داشته اند، تهيه شده است.

پس از نهايي شدن مراحل طراحي و پياده سازي سيستم جامع آموزش گلستان در دانشگاه صنعتي اصفهان و با توجه به قابليتهاي منحصر بفرد آن، سيستم گلستان توسط شرکت نوپرداز اصفهان در دانشگاه‌هاي مختلفي نصب و راه‌اندازي گرديد. هم اکنون سيستم گلستان در کليه امور اجرايي تحت پوشش خود در تعدادی از دانشگاه کشور مورد استفاده قرار مي‌گيرد:

*      دانشگاه‌هاي صنعتي اصفهان (83-81)

*      دانشگاه بين المللي امام خميني قزوين (83)

*      دانشگاه يزد (83)

*      دانشگاه سيستان و بلوچستان (83)

*      دانشگاه صنعتي مالک اشتر (84)

*      دانشگاه صنعتي خواجه نصير الدين طوسي (84)

*      دانشگاه صنعتي شيراز (85)

*      دانشگاه شهيد بهشتي (85)

*      دانشگاه صنعتي شاهرود(85)

*      دانشگاه ولي عصر (عج) رفسنجان (85)

*      دانشگاه هرمزگان (86)

*      موسسه آموزش عالي فولاد (86)

*      دانشگاه شهيد با هنر کرمان (86)

*      دانشگاه بجنورد (86)

*      موسسه آموزش عالي جهاد دانشگاهي يزد (86)

*      دانشگاه صنعتي همدان (86)

*      موسسه آموزش عالي جواد يزد  (86)

*      دانشگاه علم و فرهنگ  (86)

*      دانشگاه پيام نور (87)  (بيش از 530 مرکز)

*      دانشگاه ياسوج (87)

*      دانشگاه آزاد اسلامی واحد تفت (87)

*      دانشگاه صنعتي نوشيرواني بابل (88)

*      دانشگاه ملي زابل(88)

*      دانشگاه رازي کرمانشاه (88)

*      موسسه آموزش عالي عقيق شاهين شهر (88)

*      دانشگاه دريانوردي و علوم دريايي چابهار (88)

*      دانشگاه تربیت معلم تهران (88)

*      موسسه آموزش عالی پويش (88)

 

سيستم جامع گلستان حاصل بيش از يکصد و شصت هزار نفر ساعت کار فشرده کارشناسي اعضا تيم، هزاران ساعت همکاري مديريت و کارشناسان دانشگاه‌هاي مختلف کشور بالاخص دانشگاه صنعتي اصفهان و تجربه بيش از سي سال فعاليت در بخش‌هاي مختلف دانشگاهي و طراحي و پياده سازي سيستم‌هاي دانشگاهي توسط کارشناسان تيم است که فعاليتهاي بخشهاي مختلف دانشگاهي را با کيفيت و کميت مناسب و کم نظيري پوشش مي دهد.

 

 

امکانات سيستم

 

به طور کلي سيستم گلستان کليه امور اجرايي و مديريتي دانشگاه را در بخش هاي آموزش، پژوهش و امور دانشجويي به صورت مکانيزه پشتيباني مي نمايد. در بخش آموزش از لحظه پذيرش دانشجو تا پايان کار دانشجو در دانشگاه و سپس عمليات بعد از فارغ التحصيلي دانشجو توسط سيستم گلستان انجام مي شودبه عبارت ديگر کليه عمليات مربوط به پذيرش دانشجو،ثبت نام در مراحل مختلف، امتحانات و ارزيابي نمرات،  مديريت پروژه، پايان نامه و رساله، محاسبات مربوط به شهريه، فارغ التحصيلي، تسويه حساب، ارزشيابي اساتيد و بخشهاي مختلف دانشگاه توسط دانشجويان و فارغ التحصيلان، کنترل تردد دانشجويان و بالاخره عمليات دبيرخانه اداره آموزش مورد توجه قرار گرفته است.

در بخش پژوهش جمع آوري اطلاعات گوناگون در رابطه با فعاليتهاي پژوهشي اساتيد و ساير پژوهشگران مورد توجه بوده و همچنين امتياز فعاليتها با روشهاي مکانيزه وغيره مکانيزه در راستاي تصميم گيري در رابطه با ارتقاء، فرصت مطالعاتي، پژوهانه (گرانت) و غيره قابل محاسبه، ثبت و بازيابي مي باشد.

 در بخش دانشجويي کليه عمليات مربوطه به مديريت خوابگاه دانشجويي و انتساب مکانيزه و غير مکانيزه اتاقها به دانشجويان، تحويل و تخليه اتاقها، کالا و خدمات، درخواست رفع خرابي، تسويه حساب خوابگاه، درخواست، محاسبه، پرداخت، و تائيد انواع وام و مساعده، درخواست کار دانشجويي، بررسي و تاييد کار دانشجويي و موارد ديگر در نظر گرفته شده است. نهايتاً در حال حاضر براي پاسخگويي به موارد مذکور تعداد 300 پردازش براي انجام عمليات مذکور طراحي و پياده سازي شده است.

نکته بسيار اساسي در رابطه با سيستم جامع گلستان اين است که در موارد مختلف و در مواردي که احتمال تغيير و يا تفسير متفاوتي از قوانين حاکم بر امور اجرايي در هر بخش وجود داشته است، امکاناتي در سيستم پيش بيني شده است که اين قوانين به صورت پارامتريک و توسط کاربران تعريف شود، به گونه اي که بدون دخالت تهيه کنندگان سيستم و فقط توسط مديريت هر دانشگاه امکان تغيير قوانين حاکم وجود خواهد داشت.

براي نمونه در رابطه با آموزش، قوانين مربوط به پذيرش، ثبت نام، نمرات، مشروطي، فارغ التحصيلي، محاسبه شهريه، تسويه حساب، ارزشيابي و غيره به گونه اي بسيار ساده توسط کاربران قابل تعريف و تغيير خواهد بود. مثلاً در رابطه با قوانين ثبت نام و کنترل هاي مربوط به آن هم اکنون 57 کنترل مختلف در دسترس مي باشد که کاربر مي تواند هر کدام از آنها را به ازاء هر گروه از دانشجويان يا هر دانشجو يا هر ثبت نام مربوط به هر دانشجو در هر درس فعال يا غير فعال نمايد. البته اضافه کردن کنترلهاي جديد نيز به راحتي امکان پذير است. به عنوان يک مثال ديگر هم اکنون کاربر مي تواند به ازاء هر حالت موردنظر از نوع درس، وضع درس يا وضع نمره دلخواه 31 اثر گوناگون را در موارد مختلف تعريف و ثبت نمايد. براي روشن شدن موضوع، اثر درس جبراني در مواردي از قبيل تاثير در معدل کل و ترم، واحد اخذ شده، واحد گذرانده کل و ترم، حضور در ليست هاي مختلف، امکان اخذ نمره و موارد متعدد ديگر قابل تعريف مي باشد.

نکته مهم ديگر در رابطه با سيستم گلستان امکاناتي است که در تعيين سطوح دسترسي کاربران پيش بيني شده است، به نحوي که با استفاده از آن مديريت سيستم مي تواند استفاده از هر امکان يا بخشي از هر امکان را براي هر يک از کاربران يا هر گروه از کاربران مجاز يا غير مجاز کند و همچنين با توجه به اين که در هر روال کاري امکان تغيير اطلاعات مختلفي پيش بيني شده است، امکانات کافي براي محدود کردن حوزه عمليات هر پردازش به ازاء هر کاربر يا گروهي از کاربران پيش بيني شده است براي مثال در رابطه با وارد کردن نمرات ممکن است هر استاد فقط نمرات دانشجويان دروس خودش را وارد کند و يا کارشناس آموزش گروه آموزشي يا دانشکده فقط نمرات دروس گروه يا دانشکده را وارد نمايد، يا کارشناس کل آموزش نمرات کليه دانشجويان دانشگاه را وارد نمايد و يا کارشناسان مقاطع کارشناسي و کارشناسي ارشد هر کدام در محدوده اختيارات خودشان نسبت به ورود و اصلاح نمرات دانشجويان اقدام نمايند. همين کنترل ها در موارد مختلف از قبيل دروس، دروس ترمي، شهريه، پذيرش، فارغ التحصيلي، تسويه حساب، ورود و اصلاح اطلاعات پژوهشي، امتيازدهي پژوهشي، انتساب اتاق، تحويل و تخليه اتاق، تسويه حساب خوابگاه، تعريف انواع وام، محاسبه و اختصاص وام به دانشجويان، تعريف و اختصاص کار دانشجويي و موارد متعدد ديگر نيز مطرح بوده و به طور کلي کاربران در دو محور نوع عمليات مجاز و محدوده اطلاعاتي عمليات مجاز قابل کنترل خواهند بود.

 از موارد مهم و قابل ذکر ديگر ثبت وقايع در سيستم گلستان مي باشد، به نحوي که اغلب عمليات مهم و اساسي در سيستم با ذکر تاريخ، ساعت، کاربر اقدام کننده و نوع اقدام و در موارد ضروري مانند نمرات و اطلاعات مهم ديگر، مقدار قبلي و مقدارجديد وارده در سيستم ثبت شده و در موارد ضروري قابل استخراج و بررسي خواهند بود. همچنين سيستم جامع گلستان به گونه اي طراحي و پياده سازي شده است که آموزش و استفاده از آن توسط کاربران مختلف بسيار ساده بوده و کاربران مي توانند وظايف و اهداف خود را به راحتي و در صورت لزوم با استفاده از راهنماهاي مربوطه در اسرع وقت انجام دهند. نهايتاً به دليل اين که سيستم جامع گلستان  به صورت کاملاً Web Base طراحي و پياده سازي شده است، کاربران مختلف شامل دانشجويان، کارکنان و مديران جزء و مديران ارشد و اعضاء محترم هيات علمي و ساير کاربران مي توانند در هر لحظه و در هر مکان نسبت به استفاده از سيستم براي وارد کردن اطلاعات يا استخراج اطلاعات جهت اتخاذ تصميمات مناسب اقدام نمايد.        

در راستاي پاسخگويي به کاربران مختلف از جمله مديران ارشد، مديران مياني، اساتيد، کارکنان و دانشجويان گزارشهاي گوناگوني در سيستم گلستان قابل استخراج مي‌باشد. اهم اين گزارشها در زمينه‌هاي مختلف از قبيل گزارشات دانشجويي، استاد، دروس، ثبت نام، نمرات، امتحان، آماري، کنترل تغييرات، دانشگاه، دبيرخانه، شهريه، شورا، خوابگاه، وام، کار دانشجويي، سيستم و.... پيش بيني شده اند. در حال حاضر بيشتر از 750 گزارش در سيستم گلستان وجود دارد. البته تهيه گزارشهاي جديد براساس نياز مديران و کاربران بسيار ساده و سريع و از طريق خود سيستم و مکانيزم هاي پيش بيني شده جهت ايجاد گزارشات جديد امکانپذير خواهد بود. همچنين ياد آوري اين نکته ضروري است که در اغلب موارد فيلترهاي بسيار کاملي در کنار هر گزارش، به کاربر اجازه مي‌دهد که انواع ترتيبها و انواع شکست ها را براي هر گزارش درخواست نموده و شرايط محدود کننده متعددي را براي استخراج هر گزارش در نظر بگيرد. براي مثال در رابطه با يک ليست ساده دانشجويي که شامل شماره، نام، نام خانوادگي و ساير مشخصات تحصيلي دانشجو مي‌باشد، علاوه بر اينکه کاربر مي‌تواند گزارش مذکور را روي هر قطعه اطلاعاتي يا مجموعه اي از آنها به ترتيب صعودي يا نزولي مرتب نمايد، امکان شکست گزارش در شرايط مختلف از قبيل دانشجويان هر دانشکده، هر مقطع، هر نظام، هر جنسيت و غيره وجود دارد. علاوه بر آن کاربر مي‌تواند گزارش مذکور را براي هر گروه دانشجويي مورد نظر وحتي يک دانشجوي خاص استخراج نمايد. براي مثال دانشجويان زن يا مرد، دانشجويان يک گروه آموزشي خاص، يک نظام مشخص، داراي معدل يا واحد گذرانده مشخص و صدها شرط مختلف ديگر. همچنين پس از اخذ گزارش، امکان تغيير شکل و نحوه نمايش اطلاعات آن به دلخواه کاربر وجود دارد. با استفاده از اين امکانات، مي توان با يک گزارش موجود در سيستم، دهها گزارش متنوع و براساس نيازهاي مختلف تهيه نمود که اين امر باعث تنوع گسترده در گزارشات و رفع نيازهاي مختلف اطلاعاتي مي‌گردد.